Wymiana pieca, montaż pompy ciepła lub instalacja dodatkowego źródła ogrzewania wiążą się z ustawowym obowiązkiem zaktualizowania wpisu w Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Jednorazowe przekazanie informacji w poprzednich latach nie zamyka procedury, jeżeli parametry techniczne kotłowni uległy zmianie.
Zgodnie z wytycznymi Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego każda modyfikacja liczby, rodzaju eksploatowanych urządzeń czy typu stosowanego paliwa wymaga złożenia nowej deklaracji. Na dopełnienie formalności właściciel lub zarządca nieruchomości ma dokładnie 14 dni od momentu uruchomienia nowego sprzętu bądź zaistnienia zmiany w instalacji grzewczej. Obowiązek ten dotyczy wszystkich systemów wytwarzania ciepła, w tym urządzeń bezemisyjnych i proekologicznych, a samo zgłoszenie pozostaje w pełni bezpłatne i może zostać zrealizowane przez internet na oficjalnym portalu administracji publicznej lub w tradycyjnej formie papierowej w urzędzie gminy (formularz A dla lokali mieszkalnych, formularz B dla obiektów niemieszkalnych).
Zgromadzone w CEEB rekordy nie stanowią wyłącznie biernego rejestru, lecz są wykorzystywane przez organy administracji samorządowej w ramach modułu analityczno-raportowego, m.in. podczas prowadzenia kontroli środowiskowych. Informacje o zainstalowanych urządzeniach pozwalają weryfikować stan faktyczny nieruchomości oraz egzekwować lokalne uchwały antysmogowe.
Sam Główny Urząd Nadzoru Budowlanego zdementował powtarzające się doniesienia o prowadzeniu bezpośrednich wizytacji domów przez własnych inspektorów, wyjaśniając, że pełni jedynie rolę administratora technicznego bazy, natomiast czynności kontrolne w terenie pozostają w wyłącznej gestii uprawnionych organów samorządowych oraz inspekcji środowiskowych.
Sankcje za niedopełnienie terminu i mechanizm czynnego żalu
Niedotrzymanie 14-dniowego terminu na zgłoszenie zmian w ewidencji niesie za sobą konsekwencje prawno-karne. Na mocy art. 27h ustawy o wspieraniu termomodernizacji i remontów oraz o centralnej ewidencji emisyjności budynków zaniechanie obowiązku złożenia deklaracji stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny orzekaną na zasadach ogólnych. Przepisy nie wprowadzają automatycznego mandatu o stałej wysokości, lecz uzależniają wymiar sankcji od okoliczności danej sprawy i trybu procedowania.
Ustawodawca przewidział jednocześnie mechanizm ochronny dla osób, które uchybiły terminowi, ale samodzielnie naprawiły błąd. Sprawca wykroczenia nie podlega karze, jeżeli złoży zaległą deklarację do CEEB zanim właściwy wójt, burmistrz lub prezydent miasta poweźmie urzędową informację o popełnieniu czynu zabronionego. Zastosowanie tej instytucji prawnej sprawia, że dobrowolne przesłanie spóźnionego formularza przed wszczęciem czynności sprawdzających przez urząd całkowicie znosi ryzyko nałożenia grzywny.