Kasy fiskalne online – zmiany dla przedsiębiorców w 2021

Kasy fiskalne online to nowy typ kas fiskalnych, w który od nowego roku muszą zainwestować kolejni przedsiębiorcy. Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, docelowo wszystkie podmioty funkcjonujące na polskim rynku będą musiały zainwestować w kasę fiskalną online. Jak działają kasy fiskalne online oraz kto w 2021 roku jest zobligowany do ich posiadania? W niniejszym poradniku udzielamy odpowiedzi na te pytania.

Kasy fiskalne online – co to takiego?

Polski Sejm w 2019 roku uchwalił harmonogram zamiany klasycznych kas fiskalnych na kasy online. Obowiązek używania nowych kas dotyczy obecnie wybranych grup przedsiębiorców. Czym są kasy online? Są to urządzenia, które wyposażono w specjalne funkcjonalności, które pozwalają na bezpośrednie przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, które podlega Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie dane zarejestrowane na kasie fiskalnej online co dwie godziny trafiają do zautomatyzowanego systemu KAS, co jest sporym udogodnieniem dla przedsiębiorców. Dzięki temu właściciel firmy nie musi pamiętać o regularnej wysyłce informacji z kasy, gdyż cały proces jest realizowany w sposób automatyczny bez udziału użytkownika.

Kasa fiskalna online podobnie jak kasa tradycyjna, drukuje paragony sprzedaży. Zawiera jednak opcję dodatkową, czyli możliwość wygenerowania paragonu w formie elektronicznej, czyli tzw. e-paragonu. W pamięci kasy online gromadzone są kopie wszystkich wydrukowanych e-paragonów, faktur fiskalnych, wydruków niefiskalnych oraz przeglądów kasy. Stały dostęp do wszystkich danych zgromadzonych na kasie online ma także Repozytorium Kas.

W jakim celu wprowadzono kasy fiskalne online?

Jak przedstawiciele Ministerstwa Finansów uzasadniali wprowadzenie tego nowatorskiego rozwiązania? Podstawowym celem było ograniczenie zjawiska nadużyć fiskalnych. Z racji tego, iż system przesyłania danych do rejestru KAS jest w pełni zautomatyzowany, możliwości niezadeklarowania przychodu przez przedsiębiorców zostały znacząco ograniczone.

Działanie kasy fiskalnej online w praktyce

Zamiana tradycyjnej kasy fiskalnej na kasę fiskalną online nie powoduje żadnych zmian w sposobie ewidencjonowania sprzedaży czy w sposobie wydawania paragonów papierowych klientom. To, co różni oba rodzaje kas, to fakt, iż kasa online jest połączona do internetu i na bieżąco przesyła informacje do centralnego rejestru Krajowej Administracji Skarbowej.

Każda z kas fiskalnych online posiada przypisany odrębny numer ewidencyjny. W trakcie pierwszego uruchomienia urządzenia, kasa automatycznie przekaże wszystkie niezbędne informacje na temat właściciela kasy oraz podmiotu gospodarczego, na który jest zarejestrowana, do Repozytorium Kas.

Właściciel kasy fiskalnej online nie musi samodzielnie zajmować się pobieraniem aktualizacji oprogramowania, gdyż są one instalowane na urządzeniu w sposób automatyczny bez jego udziału. Warto dodać, że kasa online oraz terminal płatniczy mogą zostać ze sobą połączone, dzięki czemu sprzedawca nie będzie już musiał ręcznie wpisywać kwoty sprzedaży na terminalu.

Gdy wprowadzona zostanie kwota na kasę, terminal pobierze tę informację i wyświetli. Jest to ogromne udogodnienie, które znacząco usprawnia proces sprzedaży oraz minimalizuje ryzyko pomyłek. Aby kasa fiskalna online działała prawidłowo, właściciel musi zadbać o jej podłączenie do internetu.

Którzy przedsiębiorcy będą musieli zainwestować w kasy fiskalne online w 2021 roku?

Wprowadzenie kas fiskalnych online ogłoszono w ramach nowelizacji ustawy o podatku VAT oraz rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych z 1 maja 2019 roku. Od tego czasu systematycznie następne branże są obejmowane obowiązkiem wymiany kas tradycyjnych na kasy online. Cały proces podzielono na kilka etapów. Warto dodać, że przepisy dotyczące kas nowego typu dotyczą wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy są stronami transakcji sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych, czyli nieprowadzących działalności gospodarczej.

Pierwszy etap wdrażania nowych kas zaczął obowiązywać 1 stycznia 2020. Dotyczył on przedsiębiorców:

• zajmujących się sprzedażą gazu, benzyny, oleju napędowego przeznaczonego do napędu silników spalinowych,

• oferujących usługi naprawy pojazdów (silnikowych i motorowerów), w tym naprawy, wymiany i konserwacji opon.

Wdrożenie etapu drugiego przewidziano na 1 lipca 2020. Pandemia koronawirusa oraz wywołany nią kryzys gospodarczy spowodowała, że odroczono go do 1 stycznia 2021. Wraz z początkiem 2021 roku w kasy fiskalne online muszą zaopatrzyć się przedsiębiorcy:

• z branży gastronomicznej i hotelowej,

• zajmujący się sprzedażą brykietu, węgla oraz innych paliw produkowanych na bazie węgla.

Trzeci etap ma wejść w życie 1 lipca 2021 i ma dotyczyć przedsiębiorców świadczących m.in. następujące usługi:

• kosmetyczne,

• fryzjerskie,

• medyczne,

• budowlane.

Czwarty, ostatni etap, zakłada nałożenie obowiązku stosowania kas fiskalnych online na wszystkich podatników dokonujących transakcji sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. W tej chwili ustawodawca nie określił jeszcze, kiedy miałby on zacząć obowiązywać.

Gdzie kupić kasę fiskalną online?

Kasa fiskalna online to jedno z najważniejszych urządzeń, w które muszą zainwestować wybrane grupy polskich przedsiębiorców. W tego rodzaju sprzęt najlepiej jest zaopatrzyć się w renomowanej firmie, która stawia przede wszystkim na jakość. Wtedy będziemy mieć pewność, że zakupiona kasa spełni wszystkie biznesowe potrzeby naszego przedsiębiorstwa oraz będzie mogła być eksploatowana bez szwanku przez odpowiednio długi czas.

Jedną z firm godnych polecenia oferujących kasy fiskalne online jest SAS24.pl. Jest to wieloletni dostawca kas fiskalnych w całym kraju, który cieszy się nieposzlakowaną opinią wśród polskich przedsiębiorców. Konsultanci SAS24 oferują właścicielom firm pełne wsparcie w wyborze nowej kasy fiskalnej, aby w pełni odpowiadała potrzebom oraz charakterowi prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.