Zwrot kaucji po zakończeniu najmu lokalu mieszkalnego podlega ścisłym regulacjom ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów oraz Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy wynajmujący ma obowiązek zwrócić zabezpieczenie w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności przysługujących mu z tytułu umowy.
Ustawa posługuje się pojęciem pełnego miesiąca, a nie 30 dni, co oznacza, że termin upływa w dniu odpowiadającym dacie faktycznego zdania lokalu udokumentowanego w protokole zdawczo-odbiorczym. Przepisy wyznaczają również maksymalne limity pobieranej kaucji: w zwykłym najmie nie może ona przekroczyć 12-krotności miesięcznego czynszu, natomiast w umowach najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego górny pułap wynosi 6-krotność miesięcznego czynszu.
Zabezpieczenie to nie jest dodatkowym dochodem właściciela nieruchomości, lecz służy wyłącznie pokryciu zaległości czynszowych, nieopłaconych rachunków za media lub naprawieniu szkód zawinionych przez lokatora. Kodeks cywilny nakazuje najemcy zwrot rzeczy w stanie niepogorszonym, wyłączając jednak odpowiedzialność za zużycie będące następstwem prawidłowego używania wyposażenia i lokalu.
Ewentualne potrącenia muszą mieć podstawę w udokumentowanych, rzeczywistych kosztach napraw, do czego kluczowy jest protokół początkowy i końcowy. Roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody oraz roszczenia najemcy o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy. W przypadku opóźnienia w wypłacie środków wynajmujący naraża się na obowiązek zapłaty odsetek ustawowych, które na dzień 16 września 2026 roku wynoszą 9,25 proc. w skali roku.
Mechanizm waloryzacji kaucji przy wzroście stawek czynszu
Mało znanym, a wprost zapisanym w art. 6 ust. 3 ustawy rozwiązaniem jest waloryzacja zwracanej kaucji powiązana ze zmianą wysokości czynszu. Przepis ten stosuje się również w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym. Zgodnie z procedurą w pierwszej kolejności ustala się, jaką krotność miesięcznego czynszu stanowiła kaucja wpłacana w dniu podpisania umowy. Przy jej rozliczaniu tę samą krotność odnosi się do stawki czynszu obowiązującej w momencie opróżnienia mieszkania.
Jeżeli przy zawieraniu umowy czynsz wynosił 3000 zł, a lokator wpłacił 4500 zł (równowartość 1,5-krotności czynszu), to w sytuacji podniesienia czynszu w trakcie trwania umowy do 3600 zł podstawa zwrotu wynosi 5400 zł (1,5 × 3600 zł). Ustawa chroni najemcę także w sytuacji odwrotnej, zastrzegając, że kwota podlegająca zwrotowi nie może być niższa od sumy faktycznie wpłaconej na początku najmu. Nawet w przypadku spadku stawki czynszu właściciel musi oddać co najmniej pierwotnie pobraną kwotę.